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Documents en cas de décès : respirez et laissez-nous vous aider

Les démarches suivant un décès peuvent sembler complexes, particulièrement lorsque la blessure liée à la perte d’un être cher est encore vive. Il faut d’abord respirer profondément. Le rôle du service funéraire est de vous appuyer et de vous outiller le moment venu de démystifier les étapes entourant le règlement d’une succession. En tout premier lieu, les documents dont le titre se termine par « … de décès » sont nombreux et ça peut être mélangeant. Alors, mieux vaut les connaître et les comprendre. Voici donc quelques-uns de ces documents, leurs définitions et leur utilité.

Les documents dont le titre se termine par « … de décès »

Le BULLETIN de décès

Aussi appelé CONSTAT, le bulletin de décès est le formulaire rempli par un médecin faisant état de la date, de l’heure ainsi que de la ou des causes du décès. Ce formulaire comporte plusieurs exemplaires qui doivent être acheminés vers le Directeur de l’état civil, le ministère de la Santé et des services sociaux, l’Institut de la statistique, les archives médicales de l’hôpital et l’entreprise de services funéraires. Il est interdit de faire le transport d’une personne décédée sans ce document. Pour obtenir une copie complète de ce bulletin, il faut s’adresser aux archives de l’hôpital où le décès est survenu.

La DÉCLARATION de décès

Ce second document sera généralement rempli par un proche de la personne décédée qui agira à titre de déclarant du décès. Il le fera conjointement avec l’entreprise de services funéraires qui l’accompagne dans cette épreuve difficile. Cette dernière notera des informations sur la personne décédée, son époux ou conjoint de fait, ses parents, ses enfants, etc. Le formulaire sera rempli à partir de ces informations et, ensuite, transmis au Directeur de l’État civil. C’est de cette manière que le décès sera officiellement déclaré. Une copie de ce document est disponible sur demande, mais elle n’est toutefois pas remise automatiquement.

Le CERTIFICAT de décès

Ce document certifie le décès. Cependant, il n’est pas très utile, car il n’est pas assez complet pour entreprendre les démarches successorales. Pour l’obtenir, il faut envoyer une demande auprès du Directeur de l’état civil afin qu’il soit délivré moyennant des frais.

La COPIE D’ACTE de décès

Aussi délivrée sur demande par le Directeur de l’état civil, la copie d’Acte de décès comprend le certificat de naissance, le certificat de mariage (selon le cas) et le certificat de décès. Ce document est complet et c’est d’ailleurs celui qu’exigent les institutions financières, le Barreau du Québec et la Chambre des notaires du Québec afin de compléter, entre autres, les recherches testamentaires ou l’ouverture d’un compte de succession. Il faut également demander ce document auprès du Directeur de l’état civil et il y a aussi des frais associés à son envoi.

L’ATTESTATION ou PREUVE de décès

Ce document est produit par l’entreprise des services funéraires. Il s’agit d’un document officiel, mais il n’est pas reconnu partout. Il peut être utilisé pour annuler une entente de services avec un fournisseur, par exemple, un câblodistributeur ou une compagnie de téléphone cellulaire. Il ne sera toutefois pas suffisant pour ouvrir un compte de succession.

Les documents nécessaires lors de votre rencontre avec le service funéraire

Bien qu’aucun document ne soit absolument nécessaire, certains pourront être utiles parce qu’ils contiennent de l’information que vous n’aurez peut-être pas mémorisée :

  • Le certificat de naissance de la personne décédée, qui indique le lieu de naissance, et le nom des parents ;
  • L’Acte de divorce, le cas échéant, qui contient la date du divorce – une information requise au dossier ;
  • La carte d’assurance sociale de la personne décédée ;
    (seul le numéro doit être noté – la carte ne sera pas conservée)
  • Le permis de conduire ;
  • Le permis de possession d’armes à feu ;
  • La carte de bande autochtone ;
  • Si vous avez toujours la carte d’assurance-maladie de la personne décédée, elle sera récupérée et envoyée à la Régie de l’assurance-maladie du Québec
  • Le contrat de concession du cimetière où vous désirez inhumer le corps ou les cendres de la personne décédée.

L’ordre des gestes à poser pour régler une succession

Très souvent, lorsque nous faisons face à une tâche aussi intimidante, nous ne savons par où commencer. La première chose à retenir, c’est qu’il s’agit d’un long processus qui peut prendre plus d’un an. Vous avez donc le temps. De plus, certains de ces documents peuvent mettre près de deux mois avant de vous parvenir. Voici donc la marche à suivre une étape à la fois.

Étape 1 : noter l’information importante

L’entreprise funéraire note plusieurs informations importantes pour entreprendre les démarches qui suivront incluant votre numéro d’assurance sociale. Eh oui, les instances gouvernementales doivent établir votre identité de façon absolue pour entamer certaines démarches et c’est le seul moyen de le faire.

Étape 2 : remplir les documents de déclaration du décès

L’entreprise funéraire remplit les documents de déclaration du décès

Étape 3 : envoyer la demande pour la copie d’Acte de décès

L’entreprise funéraire transmet la déclaration au Directeur de l’état civil. Une fois la transmission effectuée, elle envoie une demande pour la copie d’Acte de décès. Il est important de noter que l’attente de ce document dure minimum 40 jours. Cependant, ce délai est régulièrement prolongé jusqu’à 60 jours et parfois même plus.

Étape 4 : les recherches testamentaires

Une fois la copie d’Acte reçue, vous pouvez procéder aux recherches testamentaires. ATTENTION : bien qu’il ne soit pas obligatoire de faire appel à un(e) notaire, il est fortement recommandé de le faire. Ces professionnels compétents vous protègent contre les embûches et les anicroches. De plus, ils peuvent démarrer le processus de recherches testamentaires avec une Attestation de décès produite par l’entreprise des services funéraires sans avoir à attendre la copie de l’Acte de décès.

Étape 5 : créer le compte de succession

Une fois que vous avez en main le testament, les résultats des recherches testamentaires prouvant la validité de ce dernier ainsi que la copie d’Acte de décès, vous pouvez créer le compte de succession en prenant rendez-vous avec l’institution financière de la personne décédée.

Étape 6 : envoyer les demandes de prestations

Entretemps, l’entreprise funéraire procède aux différentes demandes de prestations : Prestation de survivants (un 2500$ provenant de Retraite Québec ), Rente de conjoint survivant et Rente d’orphelin(s) – le cas échéant. Elle s’occupe également de l’annulation de la pension de vieillesse et autres demandes connexes.

Étape 7 : liquider les avoirs de la personne décédée

Vous pouvez ensuite procéder à la liquidation des avoirs de la personne décédée : la demeure et son contenu, l’annulation des services tels que le câble, l’internet, le téléphone, l’électricité, etc. ou encore le permis et les immatriculations.

Étape 8 : remplir la déclaration de revenus de la personne décédée

Lorsque TOUT a été réglé, vous pourrez procéder à la dernière déclaration de revenus de la personne décédée. Si tout « balance », vous obtiendrez un CERTIFICAT DE DÉCHARGE du gouvernement et tout sera terminé au niveau des démarches de succession.

Étape 9 : respirer vous avez terminé

Vous pouvez maintenant respirer de nouveau à pleins poumons et vous féliciter d’être passé au travers de ce long processus.

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